들어가며
■ 에어테이블 가입 추천 링크
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저의 추천 링크로 가입하시면 에어테이블이 저에게 추천 Credit을 지급합니다.
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가입하는 여러분의 입장에서는 원래 홈페이지에서 가입하는 것과 아무런 차이가 없습니다.
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여러분도 가입하시면 계정 정보에 본인의 추천인 링크와 생성되어 있습니다. 그걸로 다른 분께 추천하시면 됩니다.
■ 본 자료에 나오는 에어테이블 파일 공유 링크
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위 링크 들어가시면 제가 만들어놓은 에어테이블 Base에 접속됩니다. 해당 파일을 열어놓고 아래 내용을 읽어보시면 더욱 이해하기 편하실 겁니다.
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위 링크에서 해당 Base는 복제도 가능하게 설정해뒀습니다. 자신의 워크스페이스에 복제해서 자신의 상황에 맞게 튜닝해서 사용하셔도 됩니다.
프로젝트 관리 시스템을 만든 이유
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회사에서 돌아가는 프로젝트를 관리할 수 있는 시스템(이라고 하기엔 너무 거창하고, 사실은 간단한 '표'입니다)을 Airtable이라는 노코드 툴을 이용해서 만들어 보았습니다.
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우리 회사는 1년에 50개 정도의 컨설팅 프로젝트가 돌아갑니다. 관리 시스템이 없으면 헷갈리고 실수하고 혼란스럽습니다.
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직원이 5명 밖에 안 돼서 거창한 시스템까지는 필요 없습니다. 간단하면서도 실속 있는 관리가 되면 좋겠다고 생각했습니다.
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프로젝트 상황 업데이트 그것 자체도 엑셀처럼 쉽고 간단했으면 좋겠어요. 기존에 엑셀에다가 표 형식으로 만들어서 관리했습니다만, 거기에 정보 입력하기도 힘들었고, 한번 꼬이면 되돌리기도 너무 어려웠습니다.
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사실 예전에 2천만원 투자해서 ERP 시스템도 만들어 놨는데 아무도 안 쓰고 있습니다. 정보 입력하는게 더 힘들었고 너무 복잡하니까 점점 안 쓰게 되더라고요.
프로젝트 관리의 중요성
1) 상황 파악
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회사 업무가 뭐가 어떻게 돌아가고 있는건지 파악하는데 도움이 됩니다
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뭐는 끝났고 뭐는 진행중인건지를 한눈에 알 수 있습니다
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적시 적소에 인력을 투입하고 활용할 수 있게 됩니다
2) 협업 지원
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나는 누구랑 같이 뭘 하면 되는건지 개개인들이 이해합니다
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내가 누구를 도와야 하는지, 누가 나를 도와줄 수 있을지를 파악합니다
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조직 내 소통과 협업이 강화됩니다
3) 실수 방지
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예산 초과나 일정 지연이 실제로 발생하기 이전에 미리 눈치 챌 수 있습니다
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실행 못 할만큼 무리한 계획, 감당 못 할 무리한 계획 세우지 않도록 예방합니다
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알면 대비할 수 있지만, 모르다가 터지면 대형사고가 됩니다
4) 전문성. 더 복잡한 프로젝트도 문제없이.
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프로젝트관리 전문가 자격증도 있습니다. 그만큼 나름 중요하고 전문적인 지식입니다
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이렇게 실무에서 관리하며 경험을 쌓으면 나중에는 더 복잡한 프로젝트로 동료들끼리 이해하고 협업하며 잘 헤쳐나갈 수 있습니다
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뽀대가 납니다, 말로 때우는 것보다 프로젝트 현황판 보면서 얘기하면 왠지 전문가 같고 뿌듯합니다.
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어떤 회사는 PMP(프로젝트관리전문가) 자격증이 있으면 자격증 수당을 주기도 합니다(건설업계, IT업계, 발전업계 일부 기업)
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그리고 저도 이 PMP 자격증 있습니다 (TMI ㅎㅎㅎ)
어차피 우리가 하는 일이 싹 다 프로젝트입니다
프로젝트는 3가지 특징이 있습니다.
1) 시작과 끝 : 분명하게 정해진 기간이 있음, 이 시간 안에 일을 끝내야 함
2) 유니크한 산출물 : 분명한 달성 목표가 있음, 모두가 힘을 합쳐서 달성해야 함
3) 불확실성 : 어차피 모든 것은 계획일 뿐인채로 시작함, 막상 하다보면 점점 구체화됨
건물을 짓고, IT 프로그램을 개발하고, 이사를 하고, 인테리어를 하는 것도 모두 다 프로젝트입니다. 분명한 시작과 끝 기간을 정해놓고, 건물이나 프로그램 하나를 완성한다는 분명하고 유니크한 목표를 가지고 출발합니다. 그리고 처음에 이 모든 것은 계획을 뿐이며 우리는 여전히 모르는 것 투성인채로 출발합니다.
Airtable을 선택한 이유
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일단 무료입니다.
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엑셀처럼 생겨서 인터페이스가 이미 익숙합니다. 값을 입력하고 함수도 걸고, 특정 값을 찾아서 불러오기도 하고 전반적으로 엑셀이랑 느낌이 비슷해서 편안합니다.
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하지만 엑셀보다 '자동화'에 훨씬 강합니다. 수많은 다른 노코드 도구들과 통합/연동이 되기 때문에 일단 배워두면 두고두고 여러 업무자동화나 사업개발에서 써먹을 수 있습니다.
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관계형 데이터베이스라는 확실한 장점이 더 있습니다.
Airtable 시작하기
인터페이스
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엑셀처럼 생겨서 우리에게 이미 익숙한 형식으로 이렇게 생겼습니다.
관계형 데이터베이스라는 특징
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엑셀처럼 모든 것이 다 우리가 입력한 값은 아닙니다. 우리가 입력한 값들끼리 '관계'를 걸어줄 수 있습니다. 그래서 관계형 데이터베이스라고 불립니다.
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프로젝트, 고객사, 우리직원, 협력업체, 세금계산서내역, 입금내역 이렇게 쭈욱 적힌 것들을 '테이블'이라고 부릅니다. 엑셀에서의 '탭'과 같습니다.
Airtable 만들기 - ‘고객사’ 테이블
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'고객사' 정보부터 만들어 봅니다. record(행렬에서 행에 해당하는 부분)나 field(행렬에서 열에 해당하는 부분)는 필요한 만큼 만들면 되고, 나중에 언제든지 추가 가능합니다.
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고객사명, 사업자등록번호, 담당자 정보 등을 field에 넣어줬습니다. 사업자등록증, 통장사본, 계약서 등 파일첨부도 가능합니다.
Airtable 만들기 - '우리직원' 테이블, '협력업체' 테이블
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'우리직원' 정보와 '협력업체' 정보도 비슷하게 만들어줍니다.
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여기서 각 field에 들어 갈 수 있는 형식이 다양합니다. 그리고 field마다 형식을 지정하는데, 입력된 값이 이 형식에 틀리면 입력이 아예 안 돼서 실수를 방지해 줍니다.
Airtable 만들기 - '세금계산서 내역' 테이블
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‘세금계산서 내역’ 테이블에서 field 형식을 홈텍스 세금계산서 내역과 일치시킵니다. 그 다음에 홈텍스 세금계산서 내역을 다운로드해서 그대로 값들을 붙여넣기합니다. 엑셀처럼 콘트롤 C V 하면 됩니다. Field 형식을 ‘date’로 하면 달력에서 날짜 선택도 가능합니다.
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‘세금계산서 내역’ 테이블에서 우측에 열을 추가하고, Link to another record를 선택합니다. 그러면 우리가 직접 값을 입력하는 것이 아니라, 다른 테이블(엑셀의 탭 같은 것)에서 값을 선택해서 불러올 수 있습니다. (이걸 '관계'를 형성한다고 합니다). 저는 ‘프로젝트’를 선택해서 불러왔습니다.
Airtable 만들기 - '입금내역' 테이블
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‘입금내역’ 테이블에서 field 형식을 인터넷뱅킹 입출금내역 일치시키고, 인터넷뱅킹 입출금내역 다운로드해서 그대로 붙여넣기 합니다. ‘입금내역’ 테이블에서 우측에 열을 추가하고 Link to another record 선택해서 ‘프로젝트’ 선택합니다.
Airtable 만들기 - '프로젝트' 테이블
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‘프로젝트’ 테이블에다가 올해에 회사에서 진행하고 있는 프로젝트 정보들을 작성합니다.
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이 프로젝트 정보에서 고객사, 우리직원, 협력업체는 직접 값을 입력하는 것이 아니라, 다른 테이블에서 선택해서(link to another record) 관계를 걸고 불러옵니다. 이 부분이 엑셀과 가장 다른 점이며 엑셀보다 뛰어난 점입니다.
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엑셀에서도 참조를 해서 다른 셀 값을 가져올 수 있습니다만, 엑셀은 딱 한칸의 정보만 가져옵니다. 에어테이블은 한칸이 아니라 한줄의 정보를 다 가져옵니다. (하지만 우리 눈에는 한칸의 정보만 가져온 것처럼 보입니다. 그 한칸을 눌러보면 한줄의 정보가 다 나옵니다)
Airtable 만들기 - '세금계산서 내역' 테이블
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‘세금계산서 내역’ 테이블에서 ‘해당 프로젝트’ field에서 프로젝트 선택합니다.
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‘입금내역’ 테이블에서 ‘해당 프로젝트’ field에서 프로젝트 선택합니다.
Airtable 만들기 - '프로젝트' 테이블 재확인
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‘프로젝트’ 테이블에 ‘세금계산서 내역’, ‘입금내역’이 추가되어 있습니다. 에어테이블 한쪽에서 다른 데이터를 불러와서 관계를 형성시키면, 불려 온 그 반대쪽에도 자동으로 관계가 만들어져 있습니다. 관계는 항상 상대적인거잖아요? 니가 나의 친구라면, 나도 너의 친구인거죠 ^^
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Add lookup fields 눌러서 옆 field에 다른 값들도 함께 표시할 수 있습니다. 여기서는 계산서 금액, 입금 금액 숫자를 lookup field로 가져왔습니다.
Airtable 자동화 (Automation)
Airtable에는 엑셀보다 더 강력한 자동화가 있습니다.
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엑셀에서 매크로나 VBA 돌려야 나올법한 자동화를 에어테이블은 간단한 클릭으로 가능합니다.
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Data 옆에 있는 Automations를 누릅니다. 자동화는 Trigger(조건)와 Action(자동 실행)을 입력해주면 됩니다.
Trigger : record(행)가 update 되었을 때를 선택
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조건 : 관계를 통해 불러온 세금계산서 금액이 내가 입력한 계약금액과 같아졌을 때
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Action : 자동으로 세금계산서 발행완료 부분에 check 표시를 해놔라
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수금 부분도 비슷하게 자동화를 걸어줍니다. 이렇게 해두면 Record가 update 될 때마다 계산서발행완료, 수금완료 부분은 자동으로 실행되고 check 됩니다.
에어테이블의 또 하나의 강력함, 다양한 View 기능
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Airtabledp wprhd은 관계형 데이터베이스를 활용한 다양하고 보기 편한 View를 제공합니다.
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‘우리직원’ 테이블에 가보면 '버프'에게 프로젝트 2건이 배정되어 있다고 나옵니다. 우리가 ‘프로젝트’ 테이블에서 2번이나 '버프'를 골랐기 때문에 우리직원 테이블에서 ‘버프’에게도 프로젝트가 자동으로 연결되어 있습니다. 이것이 바로 관계형 데이터베이스의 장점이자 힘 !!!
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누가 바쁜지, 누가 노는지, 티가 납니다.
Airtable로 프로젝트 관리하기
프로젝트 현황 관리
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‘프로젝트’ 테이블에서는 프로젝트 현황 관리를 하면 됩니다. 계산서 여부, 수금 여부, 직원과 협력업체 투입 현황이 한 눈에 보입니다.
인적자원 관리
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‘우리직원’ 테이블에서 인적자원 관리를 하면 됩니다. 누가 바쁜지 한가한지 한 눈에 보입니다.
자금 관리
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‘입금내역’ 테이블에서 자금 관리 하면 됩니다. 수금 여부, 비용지출 항목 구분도 편리합니다.
