파워포인트 문서 생성 자동화

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생성 일시

2025/02/03 02:23

오늘의 목표

오늘은 파워포인트에서 문서 생성을 자동화 해보겠습니다.

자동화 할 업무

저는 교육 및 컨설팅 회사를 운영하고 있어서

종종 교육 수료자분들께 수료증을 만들어 드려야 합니다.

이게 참 손이 많이 가는 일이죠.

엑셀에 이름, 이메일, 소속, 수료일 등등 필요 데이터를 정리하고,

파워포인트에서 예쁜 수료증 템플릿 하나 만들고,

그때 부터 무한 복붙 들어갑니다.

엑셀에서 이름 선택해서 복사하고,

파워포인트에서 이름 자리에 붙여넣기 하고,

100명 하다보면 오전시간 다 지나갑니다.

물론 나중에 확인해보면

두 장 나온 사람도 있고, 누락된 사람도 있고,

이름은 잘 붙여넣었는데 소속은 그 앞 사람꺼 그대로 되어 있고…

100명 배포하면 보통 2~3명은 오탈자 있다고 다시 만들어 달라는 얘기 나오죠…

하~ 힘들 세월이었습니다.

자동화 방법 : 파워포인트 VBA

파워포인트에는 VBA라는 엄청난 업무자동화 도구가 있죠.

매크로 라고도 불립니다.

VBA 코드를 직접 삽입할 수 있고, 언제든지 불러서 원클릭으로 자동 실행을 할 수 있습니다.

파워포인트에서 VBA 편집기는 이렇게 열 수 있습니다. Alt + F11.

이번 자동화 실험에 쓰일 데이터도 GPT에게 생성시킵니다.

이제 정말 손에 익어서 뭐든 좀 귀찮다 싶으면 다 GPT에게 시키게 되네요.

파워포인트에서 수료증 템플릿 만들기

수료증 템플릿을 하나 만듭니다.

일단 배경 이미지를 구해옵니다.

구글링 해서 가져올 수도 있겠고, unsplash 같은 이미지 공유 사이트도 좋습니다.

물론 우리는 AI 전문가니까 미드저니로 딱 그려버리면 되죠.

하지만 저는 귀찮아서 그냥 PPT에 있는 샘플 디자인으로 했습니다.

이미지 위에 텍스트 상자들을 올립니다.

이름, 교육명, 수료일, 수료증 코멘트, 인증기관명 등 고정으로 삽입될 글을 써주고요,

변수로 처리되어서 자동으로 착착착 삽입되야 하는 항목들에는 중괄호 { } 표시를 해서 변수명을 써줍니다.

물론 아무 기호나 해도 됩니다만, 보통 중괄호 1개 { } 또는 중괄호 2개 {{ }} 를 많이 씁니다.

자~ 이제 PPT에서 할 준비는 다 되었습니다.

{name} 자리에 100명의 이름이 순차적으로 들어가면 되고요,

{serial_number}, {course}, {date}도 자동으로 채워지면 됩니다.

GPT로 파워포인트 VBA 코드 작성하기

GPT에게 질문을 잘 해야 합니다.

어떤 페이지에 템플릿이 있는지, 몇장을 복사할건지,

변수명이 무엇인지, 그 변수명에 어떤 데이터를 삽입해야 하는지,

구체적으로 명확하게 설명해야 합니다.

이 코드를 복사해놓고 파워포인트로 갑니다.

덩그러니 템플릿 1장만 있는 파워포인트 파일을 열고,

GPT의 설명대로 Alt + F11을 눌러봐요.

이렇게 VBA 편집기 화면이 뜹니다.

GPT의 설명대로 우클릭 > 삽입 > 모듈 해주고,

복사 해 온 코드를 붙여넣기 합니다.

우상단 x를 눌러서 VBA 편집기 창을 닫습니다.

다시 파워포인트 화면으로 돌아와서, Alt + F8을 누르면 매크로 선택과 실행 창이 뜹니다.

여기서 아까 만든 매크로(제꺼는 이름이 InsertCompletionData네요) 선택하고 실행합니다.

이렇게 실행해보니 교육 코스명이 자동 입력이 안 되고 누락되었네요.

다시 코드 수정을 시키면 됩니다.

이렇게 수정했는데도 여전히 코스 이름이 표시가 안되네요.

짧은 코딩 지식이지만 그래도 코드를 한번 들여다봅니다.

아하~

VBA 코드에서는 {course_name}이라고 되어 있고,

파워포인트 템플릿에서는 {course} 라고 되어있네요.

이렇게 불일치가 생기면 코드는 실행이 안 됩니다.

단 한글자, 띄워쓰기, 따옴표 하나라도 틀리면 변수가 인식이 안 됩니다.

조심해야 합니다.

대화 이력을 다시 살펴보니,

제가 일을 시킬 때 {course_name}이라고 변수 이름을 잘 못 말했네요.

저의 사소한 실수가 결국 전체 자동화의 오류를 일으켰습니다.

특히, 변수 이름이기 때문에 절대 틀리면 안 됩니다.

직접 따라해 보면, 누구나 이런 실수를 하게 됩니다.

코드도 들여다보고, 특히 이름 같은 것들은 주의해서 보시면서 잘 찾아보세요.

이런거 막혔을 때 포기하면 안됩니다.

중요한 것은 꺾이지 않는 GPT와의 대화.

코스 변수명까지 다시 수정해 주었더니 이번에는 수료증이 잘 나왔습니다.

이번에는 5명 데이터만 가지고 자동 생성을 했습니다만,

50명이든 500명이든 두렵지 않습니다.

저에게 엑셀로 된 명단 파일만 주시면 제가 10초만에 모든 수료증 다 만들어버리겠습니다.

수료증, 출입증, 방문증, 거래명세서, 견적서, 신청서 등등

동일한 양식에 내용만 바꿔가며 만들었던 수 많은 문서들~

이제 자동화 하세요~