_ChatGPT%25EB%25A1%259C_%25EC%2597%2591%25EC%2585%2580_%25EC%2597%2585%25EB%25AC%25B4_%25EC%259E%2590%25EB%258F%2599%25ED%2599%2594%25ED%2595%2598%25EA%25B8%25B0.jpg&blockId=18f88edc-d1fd-8172-b939-fd54ab064c5b)
오늘은 ChatGPT로 할 수 있는 엑셀 업무들을 알아보겠습니다.
오늘 알아볼 활용 방법들
1] 가상의 샘플 데이터 만들기 (가끔씩 필요하던 귀찮은 수작업 삭제)
2] 어려운 엑셀 함수와 서식 사용법 배우기 (GPT 알려준 함수를 복붙하면 끝)
3] 데이터 분석과 그래프 그리기 (어려운 통계와 파이썬 몰라도 할 수 있음)
4] 파일 취합하기와 파일 분리하기 (문서 100개 취합도 순삭)
1) 무엇을 도와줄 수 있는지 GPT에게 물어보기
무엇이든 궁금하면 GPT에게 물어보면 돼죠 ^^
업무 효율화, 자동화를 어떻게 도와줄 수 있는지 물어봅니다.
데이터 입력 및 정제, 데이터 분석 및 시각화, 작업 자동화, 업무 템플릿 생성, 작업 지시 및 스케쥴링 등 다양하게 가능하다고 하네요.
엑셀 함수나 서식에 대해서도 이렇게 다양하게 도와준다고 합니다.
2) 샘플 데이터 생성하기
오늘 사용할 샘플 데이터도 그냥 GPT로 만들어 보겠습니다.
빈칸만 만들어주네요. 실망입니다. GPT-3.5라서 그런걸까요.
다시 시도해서 샘플을 얻었습니다만, 10명만 만들어줬네요.
추가 지시 몇번해서 결국 원하는 20개의 데이터를 얻어냈습니다.
엑셀에 복붙해서 넣고,
여기서부터는 이 엑셀 파일 가지고 GPT와 일 해보겠습니다.
3) GPT에게 함수 배워서 사용하기
여기서 필요한 데이터만 추출하는 방법을 물어봅니다.
SUMIF 함수
함수가 작동해야 하는 방식을 물어보니 SUMIF 함수를 추천해줍니다.
우측 상단에 Copy code가 뜨니까 편합니다. copy 눌러주고 엑셀에 붙여넣습니다.
D열에 ‘서울’인 데이터는 3개가 있었고,
E열의 교육 만족도는 각각 5, 3, 4점이라서 합계 12점이 잘 나옵니다.
FILTER 함수
특정 조건에 맞는 데이터만 추출하려고 하니 FILTER 함수를 추천해주세요.
copy code 눌러서 복사하고, 엑셀에 붙여넣어 봅니다.
D열에 ‘경기’인 데이터는 4개가 있었고,
FILTER 함수가 입력된 J2 셀부터 J2:N5 (4행 5열) 범위로 데이터를 넣어줬습니다.
FILTER 함수에 익숙해지려고 한번 더 해봅니다.
마찬가지로 Copy code 해서 J2 셀에 입력해 줍니다.
G열의 값이 ‘5’점인 데이터는 총 7개가 있었고,
J2:J8 범위(총 7행)로 데이터를 입력해줬습니다.
4) GPT에게 서식 배워서 사용하기
F열 강사 만족도에서 Best인 5점과 Worst인 1점은 색깔을 칠하고 싶습니다.
시킨대로 해 봅니다.
‘새 규칙’ 들어갔는데 GPT의 설명과는 메뉴가 다르네요 ㅜㅠ
엑셀에서도 그렇고 다른 응용프로그램에서도 그렇지만,
UI 메뉴에 대해서 깊게 들어가면 잘못된 정보가 나오는 경우가 종종 있네요.
하지만 엑셀 함수, 매크로 등에 대해서는 거의 틀린 적이 없어요.
GPT의 설명을 참고해서 아래와 같이 선택했습니다.
그리고 ‘서식’ 눌러줍니다.
셀 서식에서 ‘채우기’ 선택하고 색깔 지정합니다.
이러면 F열의 ‘강사 만족도’가 1점인 경우에는 자동으로 빨간색 음영이 적용됩니다.
하지만 막상 해보니, F열에 1점인 데이터가 없었네요 ㅎㅎㅎ
똑같은 과정을 반복해서 F열이 5점이면 파란색 음영을 조건부 서식으로 적용합니다.
F열에는 5점인 데이터가 8개가 있었네요.
저 5점을 4점이나 3점으로 수정하면 파란색 음영이 자동으로 없어지고,
5점이 아닌 데이터를 5점으로 수정하면 자동으로 파란색 음영이 적용됩니다.
4) 데이터 분석하기
GPT-3.5는 엑셀 파일을 인식할 수 없습니다.
그래서 엑셀 표 전체를 복사해서 GPT 채팅창에 붙여넣기를 한번 해 줍니다.
엑셀의 셀이 GPT 채팅창에서는 띄워쓰기로 표기됩니다만, 데이터는 잘 인식이 됩니다.
띄워쓰기처럼 보이지만 사실은 tab으로 적용된 것 같아요.
데이터를 인식했으니 이제 통계 분석도 잘 하는 것 같습니다.
엑셀에서 SUM 돌려서 확인해 볼까요?
이럴수가… GPT가 다 틀렸네요…
GPT 무료 버전에서 숫자를 다루면 생성형 AI가 직접 숫자를 처리합니다.
이때는 환각의 위험이 상당히 높아집니다.
특히나 숫자가 여러자리이거나 갯수가 많아질수록 환각이 더 심하네요.
만약 GPT-4에서 엑셀 파일을 업로드하여 대화를 나눈다면 얘기가 달라집니다.
GPT-4, 4o 등 유료버전에 엑셀 파일을 업로드하면,
생성형 AI가 직접 숫자를 다루지 않고, 숫자를 다룰 수 있는 파이썬 코드를 실행시킵니다.
파이썬 코드를 숫자에 대해서 환각을 일으키지 않죠.
Descriptive Statistics와 Score frequency를 이렇게 구해줬네요.
엑셀에서 확인해 보겠습니다.
Average, Min, Max, Stdev, Countif 함수를 써서 구해보니 GPT-4의 결과와 완전히 일치합니다.
5) 그래프 그리기
GPT는 혼자서 그래프를 그릴 수 없어요.
다만, 그래프를 그리는 파이썬 코드를 짤 수 있습니다.
이건 GPT-3.5도 가능합니다.
이 코드를 실행하려면 주피터 노트북 또는 구글 코랩으로 가야 합니다.
번거롭기는 하지만 그래도 다른 툴들의 도움을 받으면 GPT-3.5도 얼마든지 고급 데이터 분석을 할 수 있는 셈이죠. 무료인데도 말이에요.
GPT-4는 파이썬 코딩을 하는 기능에 더해서, 그 코드를 직접 실행하는 기능도 있습니다.
6) 파일 통합 및 분리하기 (업무 취합)
이번에는 파일 분리와 파일 통합을 해볼까요.
업무를 하다보면 동일한 엑셀 파일을 양식으로 배포하고,
여러 부서, 여러 사람에게서 취합을 할 때가 있죠.
그럼 복사 - 붙여넣기를 해가며 여러 파일의 데이터를 하나로 합칩니다.
반대로 하나의 파일에 담긴 정보를 여러 파일로 분할해서
각각 담당하는 부서에게만 전송하는 경우도 있죠.
파일 생성을 시키니 역시나 파이썬 코드를 짜서 실행을 합니다.
GPT가 파일도 마음대로 만들고 그런 만능은 아닙니다.
다만, 파이썬 코드로 할 수 있는 자동화가 워낙 많으니까
그 능력이 그대로 GPT의 능력이 되네요.
파이썬 코드를 짜고 실행해서 뱉어낸 파일 링크를 눌러봅니다.
sample_data_서울.xlsx 다운로드 잘 되고 실행도 잘 됩니다.
원본의 데이터와 비교해보면 모든 항목이 일치합니다.
이렇게 13개의 파일을 다운로드 받았습니다.
이제 이걸 다시 하나의 파일로 통합해볼게요.
작업 지시 먼저 해서 우리의 할 일을 가르쳐줍니다.
이제 파일을 업로드 해줍니다.
파일 업로드는 한번에 10개까지만 가능합니다.
우선 10개를 업로드 했더니 하나의 파일로 통합해줬네요.
3개 마저 업로드하여 통합시킵니다.
다운 받아서 원본과 비교해봅니다.
서식 좀 맞추고, 이름으로 오름차순 정렬해서 비교해보니,
정확히 일치하네요 !!!
역시 GPT라고 해야 할까요, 역시 파이썬이라고 해야 할까요.
아무튼 대단하고, 아무튼 편리합니다.
부디 여러분도 반복업무에서 해방되소서~